In vielen Bau- und Planungsprojekten werden spezialisierte Softwarelösungen eingesetzt, um Prozesse wie Mängelmanagement oder Projektsteuerung zu digitalisieren. Häufig bringen diese Tools auch ein zusätzliches Modul für das Protokollieren mit. Doch genau hier zeigt sich in der Praxis immer wieder: Diese Lösungen stoßen schnell an ihre Grenzen.
Warum das Protokollieren oft zur Schwachstelle wird:
1. Protokolle sind nur ein Nebengedanke
In vielen Systemen ist das Protokollieren ein zusätzliches Feature – aber kein zentrales Element. Die Folge: Die Bedienung ist kompliziert, wichtige Funktionen fehlen oder sind umständlich gelöst. Statt den Ablauf zu erleichtern, entsteht Mehraufwand.
2. Mangelnde Struktur und Nachvollziehbarkeit
Oft fehlt es an einer klaren Gliederung der Inhalte, an nachvollziehbaren Änderungen oder einer automatischen Historie. Wer hat wann was gesagt oder geändert? Wer ist für welchen Punkt verantwortlich? Diese Fragen bleiben häufig unbeantwortet – oder führen zu aufwendigem Nacharbeiten.
3. Keine echte Verbindung zum Projektalltag
Wenn Protokolle losgelöst vom Projektkontext geführt werden, gehen wichtige Informationen verloren. Mängel, Aufgaben, Entscheidungen – alles muss händisch verknüpft werden. Das kostet Zeit und führt zu Fehlern.
4. Eingeschränkte Nutzerfreundlichkeit
Ob mobil oder im Büro: Wenn das Erfassen und Nacharbeiten von Protokollen nicht intuitiv funktioniert, leidet die Akzeptanz. In vielen Fällen greifen Teams dann wieder zu Word oder Excel zurück – und verschenken die Vorteile der Digitalisierung.
Warum PROMAN die bessere Lösung ist
Bei PROMAN steht das Protokoll im Zentrum. Es ist nicht nur ein Dokument, sondern ein zentrales Steuerungselement im Projekt.
✅ Strukturiert und übersichtlich:
Jedes Protokoll folgt einem klaren Aufbau. Neue Inhalte werden automatisch markiert, offene Punkte sind direkt ersichtlich – kein langes Suchen, kein Chaos.
✅ Lückenlose Nachvollziehbarkeit:
Jede Änderung, jeder Kommentar, jeder Statuswechsel wird automatisch dokumentiert. So entsteht ein revisionssicheres Protokoll, das alle Beteiligten nachvollziehen können.
✅ Direkte Verknüpfung mit dem Projekt:
Mängel, Aufgaben, Fristen – alles ist direkt im Protokoll eingebettet. Änderungen im Protokoll wirken sich automatisch auf den Projektstand aus. So geht nichts verloren.
✅ Einheitliches Arbeiten für alle Projektpartner:
Mit PROMAN arbeiten alle Beteiligten mit derselben Plattform – transparent, aktuell und nachvollziehbar. Das reduziert Rückfragen und Missverständnisse.
✅ Intuitive Bedienung – auch mobil:
PROMAN ist so gebaut, dass es vor Ort genauso gut funktioniert wie im Büro. Fotos, Notizen, Checklisten – alles lässt sich schnell erfassen und einbinden.
Fazit
Viele Softwarelösungen decken Protokollieren nur nebenbei ab – mit den entsprechenden Schwächen. PROMAN dagegen denkt das Protokoll als zentrales Werkzeug im Projekt: strukturiert, nachvollziehbar und direkt verknüpft mit dem tatsächlichen Geschehen.
Wenn du keine Lust mehr auf halbherzige Protokolle hast, sondern echten Überblick willst, ist PROMAN genau die richtige Lösung.